«Библиодневник»: цифровой помощник для библиотечной работы

Библиотекари хорошо знают: значительная часть рабочего дня уходит не на работу с посетителями, а на ведение документации. Учётные журналы, таблицы и периодические расчёты требуют немало внимания. В свободные от обслуживания посетителей и проведения мероприятий часы необходимо переносить записи в таблицы, считать посещения и книговыдачу, сверять показатели. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. На эти подсчёты уходили дни, а неточность в одной цифре нередко сводила на нет уже сделанное.

Так у меня появилась идея разработать «Библиодневник». Мне хотелось найти способ сократить время, которое коллеги тратят на подсчёты. Вместо ручных расчётов библиотекарь должен заниматься своим основным делом — помогать читателям, а числа пусть считает компьютер. Так возник замысел создать удобный электронный дневник вместо множества бумажных форм. Работу над проектом я начал в 2017 году, после чего он прошёл этапы внедрения, проверки на практике и доработок.

В основе «Библиодневника» лежат основные разделы библиотечного учёта, согласованные со структурой отчётности 6-НК. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. Считать итоговые значения вручную больше не требуется.

Первый раздел посвящён читателям и посещаемости. Программа различает возрастные категории читателей: детей, молодёжь, взрослых и пенсионеров, а сведения о людях с ограниченными возможностями здоровья фиксирует отдельно. Учитывается и формат обслуживания — выдача книг, посещение читального зала, работа на выезде или удалённое обращение. Второй раздел предназначен для учёта печатных и электронных изданий, которые выданы читателям, а также оказанных справочных и консультационных услуг. Данные о занятиях и количестве их участников собираются в третьем разделе с разделением на бесплатные и платные. Массовым мероприятиям — выставкам, встречам и праздникам для разных возрастов — посвящён четвёртый раздел. Для каждого события можно указать место проведения — в библиотеке или на выезде, число участников, платный или бесплатный характер и возможность участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Значимые события можно отдельно отметить и дополнить описанием, чтобы они не потерялись среди статистических строк.

Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Объединить показатели подразделений библиотечной системы в один отчёт теперь можно буквально одним действием. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. То, что прежде требовало долгих часов подсчётов, теперь выполняется за минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Автоматические вычисления помогают избежать ошибок ручного счёта и получить согласованные итоговые значения.

Есть и ещё одно важное преимущество — сохранность данных. Все сведения хранятся в защищённом облаке и доступны сотрудникам с различных компьютеров. Сотрудники нескольких филиалов могут вносить данные одновременно, не опасаясь потерять результаты работы друг друга. Для каждого филиала доступны свежие данные, а внесённые исправления можно проследить по записи о том, кто и когда их сделал. При необходимости такая история помогает восстановить последовательность действий. Раз в месяц автоматически создаётся резервная копия, поэтому поломка рабочего компьютера не приведёт к утрате всей информации. Для установки «Библиодневника» на стационарный компьютер либо ноутбук достаточно нескольких минут; обновления происходят автоматически, а сложного обучения не нужно. Наши коллеги разных возрастов быстро освоили новый инструмент, и теперь представить работу библиотечной системы без него сложно.

За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Отчётность формируется намного оперативнее, и данные всех подразделений можно посмотреть в любой момент. Руководству доступны сведения о работе всей системы, включая посещаемость и мероприятия. Самым значимым результатом я считаю высвободившееся время для общения с людьми, работы с книгами и проведения встреч. Мы продолжаем развивать приложение, учитываем предложения коллег и добавляем новые функции. Уверен, дальнейшее развитие принесёт ещё немало улучшений. Если этот опыт окажется полезен другим библиотекам, дополнительную информацию можно найти по ссылке.

Я рад, что результат моей работы приносит коллегам реальную пользу. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. А самое важное в библиотечной работе остаётся неизменным: общение, внимательное отношение к посетителям и любовь к чтению.